ميزان

ميزان نظام نموذجي بنيناه لنُريك ما نبنيه للشركات من الداخل: ليس موقعًا يراه العملاء فقط، بل النظام الذي تُدار به الشركة كل يوم.

بنيناه كما نبني لعملائنا: شركة توزيع في القاهرة لها مقر في العبور وفرع في الجيزة، ومخزنان، ومحاسب، وأمناء مخازن، وأربعة مناديب يزورون المحلات.

كل حركة في النظام تُسجَّل في دفاتر الحسابات تلقائيًا بقيد متوازن: الفاتورة والتحصيل والشراء والجرد والمصروف، فيعرف المالك أرباحه وقيمة مخزونه وديون عملائه في أي لحظة، دون محاسب يعيد كتابة كل شيء.

بنيناه على ثماني مراحل، وكل مرحلة جُرِّبت قبل التي تليها، والمراحل الثماني جاهزة: الفريق والصلاحيات والفروع ودليل الحسابات؛ ثم الأصناف بوحداتها (قطعة وكرتونة) وأسعار الجملة ونص الجملة والقطاعي، مع استيراد الأصناف من Excel وطباعة ملصقات الباركود؛ ثم المخزون: أرصدة أول المدة، والتحويل بين المخازن (البضاعة «في الطريق» حتى يؤكد المخزن الآخر استلامها)، والجرد مع اعتماد المالك للفروق الكبيرة، وتواريخ الصلاحية والأقرب انتهاءً يخرج أولًا، وكارت لكل صنف؛ ثم المشتريات: الموردون وأوامر الشراء والاستلام على دفعات وفواتير الموردين والسداد والمرتجعات وكشف حساب كل مورد؛ ثم المبيعات: العملاء بقائمة أسعار وحد آجل ومدة سداد، وعرض السعر ثم الطلب الذي تُحجز بضاعته فلا تُباع لغيره، وطلب يتجاوز حد الآجل ينتظر اعتماد المالك، وقائمة تجهيز للمخزن، وفاتورة A4 وإيصال حراري برمز QR يفتح الفاتورة، والمرتجعات، والتحصيل نقدًا أو بنكيًا أو بشيك يُتابَع حتى يُحصَّل أو يرتد؛ ثم المناديب والعملاء: المندوب يرى زيارات يومه على موبايله، ويسجّل الطلب بأسعار العميل، ويحصّل ويرسل الإيصال على واتساب، ويسلّم العهدة للمحاسب؛ والمحل يدخل برقم موبايله فيرى رصيده ويعيد طلبًا سابقًا ويدفع أونلاين؛ ثم الحسابات: الخزائن والبنوك والتحويل بينها، والمصروفات بضريبتها، والقيود اليدوية، وكشف حساب أي حساب، وميزان المراجعة وقائمة الدخل والميزانية وملخص الضريبة، وقفل الشهور وإقفال السنة المالية؛ وأخيرًا «المكتب»: مبيعات الشهر وأرباحه مقارنة بالشهر الماضي، والمبيعات والأرباح حسب الصنف والعميل والمندوب والشهر، وقيمة المخزون والأصناف الراكدة، وأعمار الديون مع تذكير العميل على واتساب بلمسة، ومستهدفات المناديب وعمولاتهم، وكل تقرير يُنزَّل Excel.

وبعد التسليم أضفنا «قائمة إعادة الطلب»: ما قارب على النفاد يتحول بلمسة إلى أوامر شراء جاهزة لكل مورد بآخر سعر اشترينا به، وصارت الأسعار يمكن أن تُكتب شاملة الضريبة، والبضاعة المنتهية الصلاحية لا تُباع أبدًا. وأضفنا فحوصًا تتأكد قبل كل نشر أن قفل الدفاتر يمنع أي تعديل، وأن إلغاء أي مستند يعيد كل رقم كما كان، وأن كل شخص لا يرى إلا ما يخصه.

جرّبه بنفسك: نسخة حية فيها ستة أشهر من البيع والشراء، ادخل كمالك الشركة أو المحاسب أو أمين المخزن أو المندوب أو كمحل من منطقة العملاء، للعرض فقط.

كل الأسماء والبيانات في هذه الصور افتراضية.